Nếu bạn đã quản lý tài sản cho thuê được một thời gian, chắc hẳn bạn đã từng nghe tới PMS và Channel Manager. PMS và Channel Manager là hai loại phần mềm chính mà các chủ nhà cho thuê ngắn hạn sử dụng để tiết kiệm thời gian và điều hành hoạt động kinh doanh của họ một cách hiệu quả.
Nhưng chính xác thì PMS làm gì? Lợi ích của việc sử dụng Channel Manager là gì? Sự khác biệt giữa PMS và Channel Manager là gì? Đâu là thứ mà chủ nhà cho thuê ngắn hạn trên Airbnb, Vrbo, v.v. cần?
Trong bài viết này, mình sẽ làm sáng tỏ mọi nhầm lẫn giữa PMS và Channel Manager. Mình sẽ giải thích cách hoạt động của từng công cụ và cung cấp cho bạn gợi ý về phương pháp nào bạn cần để tự động hóa hoạt động kinh doanh cho thuê Airbnb của mình.
Sự khác biệt giữa PMS và Channel Manager
PMS là gì?
PMS – Property Management System (Hệ thống Quản lý Tài sản) là một phần mềm cho phép chủ nhà cho thuê ngắn hạn quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Về cơ bản, PMS thay thế phương pháp quản lý tài sản bằng giấy bút và vượt trội hơn những bảng tính thông thường để tổ chức hợp lý hóa quy trình vận hành và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Dưới đây là một số thao tác bạn có thể thực hiện với PMS:
- Chấp nhận đặt chỗ và thanh toán thông qua công cụ đặt phòng trực tuyến.
- Lên lịch dọn dẹp và quản lý các công việc dọn phòng/bảo trì.
- Gửi và nhận tin nhắn của khách thông qua một hộp thư duy nhất (unified inbox).
- Xem và quản lý tất cả các đặt phòng của bạn trong một lịch trình chung.
- Sử dụng các công cụ kế toán và lập hóa đơn để đơn giản hóa quy trình kiểm toán của bạn.
- Xây dựng trang web cho thuê nhà nghỉ bằng công cụ xây dựng trang web.
- Truy cập phân tích hiệu suất và thông tin chi tiết để cải thiện danh sách của bạn.
- Sử dụng các công cụ quản lý giá và doanh thu để tối ưu hóa giá của bạn.
Sự đa dạng của các tính năng mà PMS cung cấp tùy thuộc vào nhà cung cấp. PMS này có thể có chức năng kế toán còn những PMS khác thì không.
Ngoài ra, một số hệ thống quản lý bất động sản có chức năng tiếp thị và kết nối trực tiếp với các kênh bán hàng trực tuyến (các trang đặt phòng như Airbnb hay Vrbo). Tuy nhiên, các công cụ chuyên về việc này được gọi là Channel Manager.
Channel Manager là gì?
Channel Manager (Phần mềm Quản lý Kênh bán phòng) là một công cụ cho phép chủ nhà cho thuê ngắn hạn tự động phân phối danh sách phòng (listings) của họ trên nhiều trang web đặt phòng. Ngược lại với PMS, Channel Manager là một công cụ tiếp thị thay vì là công cụ điều hành. Điều cần thiết là xây dựng chiến lược phân phối đa kênh căn hộ cho thuê ngắn hạn.
Dưới đây là những gì bạn có thể làm với Channel Manager:
- Quản lý tất cả danh sách phòng của bạn – cho dù chúng ở trên Airbnb, Vrbo hay các trang web đặt phòng khác – từ một trang tổng quan duy nhất mà không cần phải đăng nhập vào từng tài khoản của bạn.
- Luôn cập nhật lịch kênh của bạn và đồng bộ hóa tình trạng phòng của bạn theo thời gian thực để tránh đặt chỗ trùng lặp.
- Đẩy mức giá hàng đêm của bạn tới tất cả các kênh được kết nối mà không cần phải thiết lập từng kênh một trong tất cả các tài khoản của bạn.
- Giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người bằng cách tự động hóa việc phân phối danh sách phòng của bạn thay vì dựa vào cập nhật thủ công.
Cũng giống như PMS, không phải tất cả các Channel Manager đều như nhau. Một số cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ bổ sung – chẳng hạn như phần mềm định giá – một số khác thì không. Một số kết nối với một số kênh phân phối, số khác kết nối với hơn một trăm trang web đặt phòng khác nhau. Việc bạn chọn cái nào sẽ tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu kinh doanh cho thuê ngắn hạn của bạn.
Channel Manager hoạt động như thế nào?
Channel Manager kết nối với OTA (Đại lý Du lịch Trực tuyến) như Airbnb và Vrbo thông qua tích hợp API. API là thứ cho phép Channel Manager liên lạc liền mạch với các trang web đặt phòng và cập nhật ngay lập tức tất cả lịch của kênh bất cứ khi nào có thay đổi về tình trạng phòng trống.
Ví dụ: khi bạn nhận được đặt phòng trên Airbnb, Channel Manager sẽ tự động cập nhật lịch của bạn trên Vrbo và chặn những ngày đã được đặt. Bằng cách này, bạn có thể tránh trường hợp hai khách đặt thuê vào cùng một ngày trên hai kênh đặt phòng khác nhau.
Bên cạnh API, người quản lý kênh cũng có thể sử dụng kết nối iCal để kết nối với các kênh. Những thứ này ít đáng tin cậy hơn vì chúng không cung cấp thông tin cập nhật tức thì. Đôi khi, có thể mất tới vài giờ để đồng bộ hóa iCal. Trong khi chờ đợi, bạn hoàn toàn có thể gặp trường hợp đặt phòng bị trùng.
Điều quan trọng cần lưu ý là một số Channel Manager kết hợp kết nối API và iCal. Ví dụ: họ có thể sử dụng API để kết nối với các trang web đặt phòng lớn như Airbnb và Vrbo, đồng thời cho phép bạn nhập các lịch khác – như lịch của trang web của riêng bạn hoặc kênh khác như Expedia, Tripadvisor hoặc Agoda – thông qua iCal.
Đây là một giải pháp tốt nếu hầu hết đơn đặt phòng của bạn đến từ các kênh trực tuyến lớn và được bổ sung thêm các lượt đặt chỗ từ các nguồn khác.
Phân biệt PMS và Channel Manager
Từ những điều trên, có thể thấy rõ rằng trong khi PMS tập trung vào việc tự động hóa các nhiệm vụ vận hành và sắp xếp hợp lý hóa quy trình thì Channel Manager tự động hóa việc phân phối danh sách phòng trực tuyến của bạn và cập nhật lịch kênh của bạn. Nói cách khác, sự khác biệt giữa PMS và Channel Manager nằm ở chỗ, Channel Manager tập trung vào phân phối trong khi PMS giúp quản lý hoạt động hàng ngày.
PMS và Channel Manager: Đâu là thứ chủ nhà Airbnb cần?
Bây giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa PMS và Channel Manager, câu hỏi còn lại cần trả lời là: Bạn cần cái nào?
Thông thường, những người quản lý cho thuê ngắn hạn chuyên nghiệp sử dụng cùng lúc Channel Manager và PMS, được kết nối bằng kết nối API. Điều này cho phép họ liên kết liền mạch các công cụ phần mềm của mình và sử dụng một hệ thống tích hợp để quản lý các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của họ. Đây là cách làm việc hiệu quả nhất cho các công ty quản lý tài sản có hàng trăm danh sách phòng.
Đối với những người cho thuê ngắn hạn có ít danh sách phòng, hệ thống như vậy sẽ tốn quá nhiều thời gian, tốn kém và phức tạp để thiết lập. Nếu bạn chủ yếu quan tâm đến tiếp thị và phân phối thì Channel Manager là một lựa chọn tốt. Nếu bạn quan tâm nhiều hơn đến hoạt động hàng ngày thì hệ thống PMS là lựa chọn tốt hơn. Một lựa chọn khác là phần mềm trọn gói có các chức năng thiết yếu của PMS và Channel Manager.
Tóm lại, việc lựa chọn PMS hay Channel Manager hay cả PMS và Channel Manager tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Hãy đón chờ những bài viết tiếp theo của mình để tìm hiểu chi tiết tính năng của các PMS và Channel Manager nhé.
Nguồn: hosttools.com
Xem thêm: